Créer votre facture en 7 étapes

Définissez les termes et conditions générales de vente

La facture est une pièce comptable qui permet à l’acheteur d’avoir en détail le prix des prestations ainsi que des produits vendus. Ce document est donc très important, il aura des fonctions aussi bien commercial, juridique, comptable, que fiscal. Il est donc recommandé avant même de commencer votre facture, de déterminer les conditions générales de vente, et termes associés afin d’être conforme aux différentes lois.

Voyons ensemble quels sont les différents termes et conditions à faire figurer sur vos factures :

– Les conditions générales de vente : lorsque vous êtes dans une relation BtoB, de professionnel à professionnel, il n’est pas obligatoire de les communiquer, cependant si le client le demande, vous êtes dans l’obligation de lui donner sous peine d’une amende. Lorsque vous êtes dans une relation BtoC, de professionnel à particulier, il est obligatoire de les communiquer au client.
– Les délais de paiement : en général, le délai de paiement légal est de 30 jours à compter de la réception de la facture, cependant un délai allant jusqu’à 45 jours peut être négocié entre les deux parties.
– La date à laquelle le règlement doit être effectué : donnez une date précise à votre client afin qu’il ait une idée de la date butoir, car après cette date, il encourt des pénalités de retard.
– Les conditions d’acomptes pour les paiements anticipés : le montant du premier acompte se situe entre 10% et 30% en moyenne.
– Le taux de pénalité pour les retards : pour cela, calculer le montant TTC de la créance inscrite dans la facture x le nombre de jours de retard x taux applicable sur la période / (365 x 100)

Éditer une facture valide

Afin que votre facture soit valide, elle doit comporter diverses mentions obligatoires. Dans un premier lieu, il va s’agir de préciser des informations sur vous, votre client, ainsi que les différents produits ou services vendus. Concernant vos informations, il faudra renseigner, votre identité en tant que vendeur avec votre adresse social et la forme juridique de votre entreprise. Par la suite, il vous faudra renseigner l’identité de l’acheteur avec son adresse de facturation, et ainsi que le numéro individuel de la TVA et celui de votre client si vous y êtes soumis.

Détaillez le prix sur vos factures

Vous le savez bien, il est important que votre client reçoive un document clair et précis, la concurrence est rude sur le marché, donc vos documents doivent être le plus compréhensible possible. Pour cela, sur chacune de vos factures, vous devrez renseigner les biens ou les services que vous avez vendus, avec la dénomination de celui-ci, le prix unitaire, la quantité, et les remises éventuelles. Il ne faut pas oublier de renseigner également le montant total de la facture avec le prix HT et le prix TTC, ainsi que les conditions de paiement (délai et date de paiement et intérêt s’il y a non-respect des conditions).

Éditer une facture avec la TVA

Lorsque vous rédigez une facture de nombreuses choses sont à prendre en compte, l’une des plus complexe reste la TVA. Généralement, si vous vendez à un professionnel ou un particulier, vous devez par une personne assujettie à la TVA en France, il faut la facturer. Il existe cependant une exception, pour les entreprises pouvant facturer sans TVA, ce qu’on appelle la franchise en base. La franchise de base concerne les autoentrepreneurs qui ne dépassent pas des seuils de chiffre d’affaires de 34 400€ pour les prestations de services et de 85 800€ pour les achats et revente de bien. Ils devront indiquer la mention « TVA non-applicable, art 293B du CGI » sur leurs factures.

Si des opérations sont soumises à des taux de TVA différenciés (taux normal : 20%, taux réduit : 10%, taux super réduit : 5,5%) le taux correspondant doit figurer sur chaque ligne.

Le calcul de la TVA sera d’autant plus simple et plus fiable si vous utilisez un logiciel de facturation, les erreurs graves et coûteuses seront évitées et le calcul se fera automatiquement et figurera sur votre facture. Cela vous permettra également de gagner un temps considérable dans l’édition et l’envoie de vos factures.

Numérotez vos factures

Chaque facture doit présenter une numérotation unique, les numéros doivent être continus et ne présenter aucune rupture. Si votre facture est répartie sur plusieurs pages, vous devrez alors indiquer le même numéro sur chacune d’entre elles. Si vous le souhaitez, vous avez la possibilité de créer différentes combinaisons afin d’effectuer votre numérotation :
– Une numérotation classique : 001, 002, 003…
– Une numérotation temporelle, afin de simplifier le tri avec l’année (année + numéro) : 2019-001, 2019-002, avec le mois et l’année (année + mois + numéro) : 2019-01-001, 2019-01-002…
– Une numérotation identifiant la catégorie de vos clients : B – professionnel : B001, B002, B003… C – particulier : C001,C002, C003…
– Etc.

Personnalisez votre mise en page

Afin de représenter votre professionnalisme, il est important que vos documents soient édités avec une mise en page simple et aérée. L’identité de votre entreprise repose sur une qualité constante de vos rendus. Votre facture doit être facile à comprendre, claire et précise, vous devez renseigner le plus de chose possible afin que votre client ai toutes les informations nécessaires. Grâce au générateur de facture en ligne tel que COBTP, vous gagnerez un temps considérable dans l’édition de vos documents, ainsi que dans la mise en page qui sera automatique. Toutes les informations essentielles seront enregistrées dans une base de données, ce qui vous permettra de ne pas avoir à remplir ces informations à chaque, le risque d’erreur est divisé par deux et vous gagnerez du temps dans vos démarches administratives.

Relancez vos factures

Vous avez terminé votre facture, vous avez bien vérifié que toutes les mentions obligatoires ainsi que toutes les informations essentielles soient présentes sur la facture. Il vous suffit maintenant de l’envoyer à votre client. Cependant, votre travail ne s’arrête pas forcement à cet envoi, car dans certain cas, vous risquez de ne pas avoir de nouvelles de votre client. Il est conseillé d’avoir un agenda avec toutes les informations renseignées (date d’envoi, date prévue de paiement, et une éventuelle date de relance) afin d’avoir un suivi précis de vos documents.

Lorsque vous utilisez un logiciel dédié, tel que COBTP, vous aurez un accès direct à votre tableau de bord, qu’est-ce que c’est ? Tout simplement la fonctionnalité qui vous apportera toutes les informations importantes de votre activité, votre chiffre d’affaires, vos devis en cours, vos derniers clients et ainsi que vos impayés. En un seul clic, votre relance pourra être envoyé à votre client.